A firma di Giorgia Ventura, Responsabile Business Development di International Care Company (ICC)

Milano, 12 ottobre 2026 – Il business travel è una componente strutturale dell’attività delle imprese, ma viaggiare per lavoro significa oggi muoversi in uno scenario più complesso. Instabilità geopolitica, conflitti, eventi climatici estremi, emergenze sanitarie e possibili interruzioni dei trasporti hanno ampliato il perimetro dei rischi che le aziende devono considerare quando inviano un dipendente all’estero.

Secondo il GBTA Business Travel Index Outlook 2025, dopo il record previsto di 1,57 trilioni di dollari nel 2025, la spesa globale per i viaggi d’affari dovrebbe raggiungere 1,69 trilioni di dollari nel 2026, con una crescita annua dell’8,1%. Una crescita che procede però insieme a una maggiore attenzione alla sicurezza dei viaggiatori e alla capacità delle organizzazioni di gestire situazioni impreviste. La stessa GBTA segnala infatti, nel 2026, una crescente preoccupazione delle imprese per la sicurezza dei dipendenti in viaggio.

In questo contesto il Duty of Care, cioè il dovere dell’azienda di adottare misure ragionevoli per proteggere i propri lavoratori, assume un’importanza sempre maggiore. Il viaggio di lavoro non è più soltanto una questione di prenotazioni, costi e logistica: è diventato anche un problema di gestione del rischio.

La differenza si vede soprattutto prima della partenza. In un approccio tradizionale, organizzare una trasferta può significare prenotare volo e hotel, verificare la copertura assicurativa e fornire al dipendente i contatti dell’ufficio locale. Un approccio di Travel Risk Management parte invece da domande diverse: qual è il livello di rischio politico, sanitario o di sicurezza del Paese di destinazione? Esistono possibili criticità legate ai trasporti, allo spazio aereo o alla stabilità delle infrastrutture? Quali misure devono essere adottate prima della partenza e quali procedure devono entrare in funzione se qualcosa non va? In altre parole, si passa dalla gestione amministrativa del viaggio alla gestione del rischio associato al viaggio.

Lo stesso vale per un evento naturale estremo, come un terremoto o un uragano, un’emergenza sanitaria o una crisi politica. Ma anche per situazioni meno drammatiche: uno sciopero prolungato, la chiusura di un aeroporto o l’interruzione delle comunicazioni possono lasciare un dipendente bloccato in una destinazione complessa. Un vero piano di emergenza deve quindi stabilire in anticipo chi decide, chi contatta il lavoratore, chi coordina l’assistenza, chi gestisce l’eventuale evacuazione e quali informazioni devono essere disponibili. Durante una crisi non è il momento di stabilire per la prima volta ruoli e responsabilità.

A rappresentare oggi il principale riferimento internazionale per le politiche aziendali di gestione di questo genere di rischi è la ISO 31030, la linea guida dedicata al Travel Risk Management. Pubblicata dall’International Organization for Standardization, la norma non è certificabile né obbligatoria, ma sta rapidamente diventando lo standard con cui clienti, partner, compagnie assicurative e consulenti legali valutano la maturità dei sistemi aziendali di gestione delle trasferte. Recepita in Italia come UNI ISO 31030:2021, questa linea guida fornisce un metodo strutturato per definire una policy, individuare minacce e pericoli, valutare i rischi, adottare misure di prevenzione e mitigazione e gestire il programma nel tempo. È applicabile a organizzazioni di qualsiasi dimensione e settore, ma non costituisce un obbligo per le aziende.

La ISO 31030 inserisce infatti il viaggio in un processo più ampio di gestione del rischio, che può coinvolgere direzione aziendale, risorse umane, security, HSE, procurement e travel management. La logica è quella tipica dei sistemi di risk management: identificare i pericoli, valutarne probabilità e impatto, definire misure preventive e predisporre una risposta efficace nel caso in cui l’evento si verifichi. Nel nostro ordinamento il termine Duty of Care non compare espressamente, ma il principio è già presente in diverse disposizioni. Il riferimento principale rimane il Decreto Legislativo 81/2008, che pone in capo al datore di lavoro obblighi di tutela della salute e della sicurezza dei lavoratori anche quando l’attività viene svolta fuori dalla sede aziendale o all’estero. In questo quadro, l’adozione di procedure ispirate alla ISO 31030 può assumere un valore concreto: permette di documentare l’analisi dei rischi, formalizzare protocolli organizzativi e tracciare le decisioni adottate. Una copertura assicurativa rimane uno strumento importante, ma non sostituisce automaticamente gli obblighi di prevenzione e organizzazione.

Il primo rischio a cui un’azienda può dover far fronte è naturalmente quello per la persona. Ma le conseguenze possono essere anche legali, economiche e reputazionali. Se un rischio prevedibile non viene valutato e non vengono adottate misure ragionevoli di prevenzione, l’azienda può esporsi a contestazioni relative agli obblighi di sicurezza. Esiste poi un rischio operativo: un dipendente bloccato all’estero può significare un progetto fermo, una commessa ritardata, un impianto che non viene avviato o un cliente che non può essere assistito. Infine, c’è il rischio reputazionale. La gestione inadeguata di un’emergenza che coinvolga un lavoratore può incidere sulla fiducia di dipendenti, clienti, partner e investitori.

Anche per questo il primo passo è adottare una Travel Risk Policy approvata dalla direzione, che definisca responsabilità e criteri per l’autorizzazione delle trasferte. Occorre poi sapere chi viaggia, dove e per quanto tempo; valutare il rischio della destinazione e dell’attività da svolgere; stabilire soglie oltre le quali la trasferta deve essere modificata, rinviata o sospesa; informare e, quando necessario, formare il lavoratore sui rischi specifici.

Un altro elemento fondamentale è l’Emergency Response Plan, che definisce cosa deve accadere quando il rischio diventa un’emergenza reale. Definire rischi, ruoli e procedure sulla carta, infatti, è solo una parte del lavoro. Quando si verifica un evento critico, il piano deve tradursi rapidamente in una catena operativa: ricevere la segnalazione, verificare cosa sta accadendo, mantenere il contatto con il lavoratore e attivare, a seconda della situazione, assistenza medica, supporto logistico, strutture sanitarie o operatori di security sul territorio. Nei casi più complessi può essere necessario coordinare un trasferimento o un’evacuazione, mettendo in relazione soggetti diversi, anche in Paesi e fusi orari differenti.

È in questo passaggio che assume particolare importanza una Centrale Operativa attiva 24 ore su 24. Non semplicemente come punto di contatto per le emergenze, ma come struttura in grado di interpretare le informazioni disponibili, attivare i professionisti e i provider necessari e seguire l’evoluzione del caso fino alla sua risoluzione. La qualità di un sistema di Travel Risk Management si misura quindi anche nella capacità di trasformare procedure, informazioni e allerte in una risposta concreta quando serve.

La tecnologia può facilitare questo processo. Piattaforme di Travel Risk Management, sistemi di geolocalizzazione e alert possono incrociare informazioni geopolitiche, meteorologiche e sanitarie con i dati sui viaggiatori e consentire all’azienda di intervenire più rapidamente. Ma la tecnologia, da sola, non è il Duty of Care. Un alert automatico non decide come gestire una crisi né coordina le persone necessarie a risolverla. Serve un’organizzazione capace di interpretare l’informazione e trasformarla in una risposta. L’adozione della ISO 31030 non rende automaticamente un’azienda conforme alla normativa italiana, ma può fornire un modello riconosciuto per costruire un sistema coerente, documentabile e proporzionato ai rischi.

In un mondo in cui la mobilità internazionale resta una componente strutturale dell’attività delle imprese mentre aumentano instabilità e imprevedibilità, il Duty of Care assume così un ruolo sempre più rilevante nella governance aziendale. Il vero cambiamento per le imprese non riguarda più soltanto il modo di organizzare un viaggio di lavoro, ma il modo in cui concepiscono la responsabilità verso le proprie persone. Il Duty of Care non è quindi un tema riservato ai responsabili della security: coinvolge organizzazione, processi e capacità di risposta e può incidere sulla resilienza e sulla continuità dell’impresa.

International Care Company S.p.A. è una società quotata su Euronext Growth Milan e PMI Innovativa, con sede ad Agrate Brianza. Opera nei servizi di assistenza alla persona attraverso una Centrale Operativa multilingue attiva 24/7, che gestisce oltre 200.000 dossier l’anno, con un tasso di soddisfazione superiore al 98% e un tempo medio di risposta inferiore a 7 secondi. Le principali aree di attività comprendono assistenza medica, assistenza in viaggio, assistenza alla casa, assistenza auto, servizi di teleassistenza digitale e Third Party Administration.